Whistleblowing

Gestione delle segnalazioni - Whistleblowing

COME SEGNALARE

Il Fondo ha istituito un canale di segnalazione interna, ad uso dei dipendenti e dei soggetti esterni, che consente la gestione delle segnalazioni garantendo la riservatezza del segnalante e di eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione.

ACCESSO ALLA PIATTAFORMA E INVIO DELLA SEGNALAZIONE

Per inviare una segnalazione è necessario accedere alla piattaforma Whistleblowing e seguire la procedura.

Quando si effettua una segnalazione nella piattaforma è possibile inserire i propri dati identificativi oppure inviare una segnalazione anonima. È importante sapere che nel caso in cui si proceda comunicando i dati identificativi, il soggetto segnalante è protetto dalle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 tali per cui, l’identità e qualsiasi altra informazione che può evincersi direttamente o indirettamente dalla segnalazione, non possono essere rivelate, senza il suo consenso espresso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere e a dare seguito alle segnalazioni espressamente autorizzate a trattare tali dati.

LA SEGNALAZIONE

La segnalazione deve avere ad oggetto la descrizione di comportamenti illeciti che comportino la violazione di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del Fondo.

La tipologia di comportamenti illeciti, atti, comportamenti o omissioni, che possono essere oggetto della stessa, sono normativamente indicati all’art. 2 lettera a) del D. Lgs 24/2023.

È indispensabile che la segnalazione sia resa in buona fede, che sia il più possibile circostanziata e fondata su elementi di fatto precisi che consentano una corretta analisi. È utile allegare i documenti che possano fornire elementi sulla fondatezza della segnalazione.

Pertanto, la segnalazione deve contenere:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

In assenza degli elementi sopra indicati, la segnalazione viene archiviata per mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione.

Ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 le disposizioni non si applicano:

  • alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante;
  • alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali;
  • alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.

LA RISERVATEZZA DEL SEGNALANTE È GARANTITA

La piattaforma dedicata garantisce l’assoluta riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto della segnalazione, con protocolli sicuri e strumenti di crittografia. L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente.

In alternativa alla piattaforma dedicata, il Fondo mette a disposizione i seguenti ulteriori canali interni per le segnalazioni:

  • posta ordinaria all’indirizzo: Forma.Temp – Ufficio Internal Audit (Piazza Barberini n. 52 – 00187 Roma);
  • posta elettronica all’indirizzo: internalaudit@formatemp.it;
  • verbalmente mediante dichiarazione, rilasciata dal segnalante in apposito incontro fissato con il soggetto ricevente (responsabile ufficio Internal Audit), riportata a verbale e sottoscritta dal segnalante;
  • telefonicamente al numero 06.4804000 dal lunedì al venerdì negli orari attivi del centralino, chiedendo di essere messo in contatto con il responsabile dell’ufficio Internal Audit.

Al fine di massimizzare la tutela della riservatezza è in ogni caso raccomandato l’utilizzo della piattaforma informatica in quanto i canali alternativi non offrono la stessa riservatezza delle segnalazioni effettuate tramite la piattaforma informatica dedicata.

In caso di segnalazioni ricevute tramite canali alternativi è obbligatorio per il segnalante fornire un recapito (preferibilmente un indirizzo e-mail) al fine di consentire l’invio della conferma di ricevimento della segnalazione da parte del soggetto ricevente.

CONTROLLARE LO STATO DELLA SEGNALAZIONE

La piattaforma assegna a ciascuna segnalazione inserita un codice identificativo univoco, che permette al segnalante di verificarne lo stato di lavorazione, accedendo al portale stesso. Se necessario, il segnalante è contattato, sempre mediante la piattaforma, per acquisire chiarimenti e/o ulteriori dettagli sui fatti segnalati.

SEGALAZIONI ANONIME

È anonima la segnalazione dalla quale non è possibile ricavare l’identità del soggetto segnalante.

Le segnalazioni anonime non rientrano nelle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023.

Il Fondo considera le segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari che siano in grado di far emergere fatti e situazioni in relazione a contesti determinati. In caso contrario la segnalazione viene archiviata per mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione.

Se la segnalazione anonima è trasmessa tramite la piattaforma dedicata, il segnalante - mediante l’utilizzo del codice specifico della segnalazione fornito automaticamente al momento dell’inserimento della segnalazione - ha comunque la facoltà di interagire con il soggetto ricevente attraverso scambio di messaggi e di eventuali documenti.

DOCUMENTAZIONE

Procedura segnalazioni whistleblowing

Allegato 1 - Manuale Operativo Whistleblower

Informativa privacy” WHISTLEBLOWING”